Pytania i odpowiedzi – kasa fiskalna: co i jak?

Błąd na paragonie

Gdy podczas wpisywania pozycji do paragonu doszło do błędu – nie ten towar/usługa, nieprawidłowa nazwa, cena lub stawka:
a) jeśli paragon nie został wydrukowany, zrób storno błędnej pozycji lub anuluj cały paragon/transakcję;
b) jeśli paragon został wydrukowany – to trudno 😉 kasa go już nie zapomni. W takim przypadku wydrukuj prawidłowy paragon i wydaj go klientowi.
Spisz protokół błędu kasjerskiego i dołącz do niego błędny paragon, żeby obrót miesięczny pomniejszyć o wartość błędnego paragonu.

Kiedy robić raport dobowy?

Jeżeli nie było sprzedaży, nie ma potrzeby jego drukowania. Raport  dobowy należy robić po ostatniej sprzedaży danego dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży kolejnego dnia. Wraz z wykonanym raportem dobowym podsumowany obrót ze sprzedaży z datą wykonania raportu wpisuje się do pamięci fiskalnej. Jeśli tuż po wykonaniu raportu dobowego doszło do sprzedaży, należy wykonać kolejny raport.

Niewykonany raport dobowy pod koniec miesiąca – co robić?

Kasjer nabił 2 paragony na 150 i 200 złotych w styczniu. Zapomniał wydrukować raport dobowy pod koniec stycznia. W lutym zrobił paragon na 100 zł,
a potem raport dobowy. Zdziwiony zastanawia się, dlaczego kasa pokazuje mu na raporcie dobowym 3 paragony i 450 złotych.
Przecież w lutym nabił tylko jeden paragon na 100 złotych!

Poniżej „schemat” tego typowego i bardzo częstego przypadku.
Kasa pomimo wydrukowanych w styczniu paragonów w raporcie miesięcznym za styczeń pokaże obrót 0,00 zł (brak raportu dobowego w styczniu).
Za to w raporcie miesięcznym za luty zostanie pokazany obrót wliczający paragony ze stycznia – czyli np. 450,00 zł:

W takiej sytuacji z lutowego obrotu należy odjąć styczniowe 350 zł i zaksięgować je właśnie w styczniu. Trzeba zrobić notę księgową – potrzebujesz do tego raport miesięczny za styczeń i luty oraz pokazany wyżej raport dobowy nr 51.

Kasy fiskalne z technicznego punktu widzenia (wynikającego z przepisów) nie umożliwiają takich korekt.
Należy więc pilnować, by do takich sytuacji dochodziło jak najrzadziej.

Zła data lub godzina na kasie fiskalnej

Czasami się zdarza, że godzina, która widnieje na wyświetlaczu kasy i na paragonie jest zła. O ile różnica jednej czy dwóch minut jest jeszcze akceptowalna, to 7 minut czy 2 godziny może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami dla podatnika lub kasjera. 
Czas na kasie z kopią elektroniczną bez interwencji serwisanta można zmienić o +/- 60 minut dziennie po wykonaniu raportu dobowego pod warunkiem, że nie było jeszcze sprzedaży. Jeśli różnica jest większa – może zrobić to jedynie serwisant.

Kasy online łączą się i synchronizują swój zegar z serwerem czasu Głównego Urzędu Miar. Jeśli więc czas się nie zgadza, sprawdź, czy połączenie internetowe jest aktywne. Niektóre kasy sygnalizują brak połączenia migającą ikonką Wi-Fi, chmurką z wykrzyknikiem, kopertą lub świecącą stale czerwoną diodą. Po przywróceniu połączenia internetowego kasa powinna automatycznie pobrać informację o czasie. Jeśli mimo to czas się nie synchronizuje lub pokazuje błąd z tym związany, musisz skontaktować się z Twoim serwisem.

Co zrobić ze starą kasą, która nie jest i nie będzie już używana?

Jeśli kasa nie była wcześniej wyraportowana, musisz zgłosić się z nią do serwisu, który posiada uprawnienia do danego modelu kasy. Kasa/drukarka musi być sprawna technicznie. Często konieczna jest naprawa całego urządzenia fiskalnego lub wymiana akumulatora i programowanie.
W przypadku ciężkiego uszkodzenia możliwy jest odczyt laboratoryjny u producenta.
Wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji z dołączonym protokołem odczytu pamięci fiskalnej oraz podsumowaniem raportu rozliczeniowego należy dostarczyć do odpowiedniego urzędu skarbowego. Wyraportowaną kasę, książkę serwisową oraz rolki wydrukowanego raportu rozliczeniowego należy przechowywać przez okres pięciu lat.

Mam zawieszoną działalność. Co mam zrobić z kasą?

W zasadzie to nic. Jeśli planujesz odwiesić, musisz wykonać przegląd we właściwym serwisie na dzień przed odwieszeniem działalności.
Jeśli działalność zamykasz, musisz dostarczyć do serwisu kasę celem jej „wyraportowania” (jak wyżej).

Przygotował: D.S.